Tout savoir sur le FEC (Fichier des écritures comptables)

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un document obligatoire regroupant les écritures comptables d’une entreprise pour un contrôle fiscal. Standardisé, il garantit transparence et conformité des données. Utile pour les audits et la transmission de dossiers entre cabinets, il permet de reprendre l’historique comptable et assure compatibilité entre différents systèmes.

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) : Un Outil Essentiel pour la Transparence et le Contrôle des Comptes

Le Fichier des Écritures Comptables, plus connu sous l’acronyme FEC, est un document numérique indispensable pour les entreprises françaises. Imposé par la législation, il regroupe toutes les écritures comptables d'une entreprise sur un exercice donné et doit être produit en cas de contrôle fiscal. Depuis l’obligation de sa mise en place en 2014, le FEC est devenu un outil incontournable, non seulement pour les administrations fiscales, mais aussi pour les cabinets comptables, notamment dans le cadre de la reprise de dossiers d’un confrère. Cet article explore ce qu'est le FEC, son utilité et les éléments qu'il doit contenir pour être conforme.

Qu'est-ce que le FEC ?

Le Fichier des Écritures Comptables est un fichier numérique unique qui centralise toutes les écritures comptables d'une entreprise, inscrites de façon chronologique et indélébile. Il comprend les informations relatives aux opérations financières et comptables, telles que les ventes, les achats, les encaissements, les décaissements, et d'autres transactions.

Selon la législation fiscale française, toute entreprise soumise à l’obligation de tenir une comptabilité et de produire des comptes doit être capable de fournir son FEC sur demande de l’administration fiscale. En cas de contrôle fiscal, le FEC permet aux inspecteurs de vérifier la conformité des comptes, de retracer l’ensemble des transactions, et de détecter d’éventuelles irrégularités. Il s'agit donc d'un document essentiel pour garantir la transparence et la véracité des informations financières d'une entreprise.

À quoi sert le FEC ?

Le FEC remplit plusieurs fonctions, dont la plus importante est de faciliter les contrôles fiscaux. En centralisant toutes les données comptables, il permet de retracer avec précision l’activité financière d’une entreprise et de détecter rapidement les erreurs ou incohérences éventuelles.

Outre son utilité dans le cadre d'un contrôle fiscal, le FEC est également un outil précieux pour les cabinets comptables, notamment lorsqu'ils prennent en charge un dossier précédemment géré par un confrère. En effet, le FEC fournit une vue d’ensemble des opérations antérieures et des pratiques comptables, facilitant ainsi la reprise et la continuité du suivi comptable. La structure normalisée du FEC permet non seulement de reprendre les opérations récentes mais aussi d’intégrer l’historique de la comptabilité des exercices précédents, offrant ainsi une transition harmonieuse et complète. Grâce à ce fichier, il est plus simple pour les comptables de s’approprier l’historique des écritures et de poursuivre la gestion sans rupture.

Le format du FEC

Les 18 champs obligatoires du FEC

Le Fichier des Écritures Comptables doit respecter une structure bien définie pour être jugé conforme. Celle-ci est encadrée par le code de commerce (source : Légifrance, Article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales). Voici les 18 champs obligatoires que doit comporter chaque ligne d'écriture dans le FEC :

JournalCode : code du journal comptable où est inscrite l’écriture (ex : “AC” pour achats, “VT” pour ventes, etc.).
JournalLib : libellé du journal correspondant (ex : “Achats”, “Ventes”).
EcritureNum : numéro de l'écriture comptable, attribué chronologiquement.
EcritureDate : date de l’écriture comptable, au format AAAAMMJJ.
CompteNum : numéro de compte du plan comptable général (ex : 401 pour les fournisseurs).
CompteLib : libellé du compte comptable correspondant.
CompAuxNum : numéro de compte auxiliaire, permettant des précisions supplémentaires.
CompAuxLib : libellé du compte auxiliaire, tel que le nom du fournisseur ou du client.
PieceRef : référence de la pièce justificative, comme une facture ou un bordereau.
PieceDate : date de la pièce justificative, permettant de dater l’opération.
EcritureLib : libellé de l’écriture, décrivant la nature de l’opération.
Debit : montant au débit de l’opération.
Credit : montant au crédit de l’opération.
EcritureLet : indication du lettrage, qui permet d’associer les écritures de même nature.
DateLet : date de lettrage.
ValidDate : date de validation de l’écriture comptable.
Montantdevise : montant en devise étrangère, si applicable.
Idevise : code de la devise utilisée, si différente de l’euro.

Exemple Fichier Fec

Options de format pour les champs de montant et sens

Les champs « débit » et « crédit » sont obligatoires dans le FEC et doivent contenir une valeur numérique, avec zéro en cas d'absence de valeur. Cependant, si le système comptable de l’entreprise ne gère pas ces notions de débit et crédit, il est possible de les remplacer par les colonnes « montant » et « sens ».

Dans ce cas, le champ « montant » reprend la valeur numérique de l’opération, tandis que le champ « sens » indique l'orientation de l'opération : les seules valeurs autorisées pour ce champ sont « D » pour un débit et « C » pour un crédit, ou alternativement « +1 » pour un débit et « -1 » pour un crédit. Si l’entreprise choisit d’utiliser « +1 » et « -1 », il est essentiel de noter qu’il ne doit pas y avoir d’espace entre le signe et le chiffre « 1 ». Ces règles garantissent une présentation conforme et cohérente du FEC, même lorsque les pratiques comptables de l’entreprise diffèrent des standards habituels de débit/crédit.

Ces champs doivent être renseignés avec précision pour chaque écriture afin de garantir la conformité du FEC. En outre, leur présentation doit suivre un format spécifique, généralement celui d’un fichier texte au format CSV. Une présentation rigoureuse permet non seulement de faciliter l’analyse par les services fiscaux, mais aussi d’assurer la lisibilité et la réutilisabilité du fichier par d’autres professionnels comptables.

La convention de nommage du fichier FEC

Pour être conforme, le fichier FEC doit suivre une convention de nommage spécifique définie par l’administration fiscale française. Selon l’article IX du Livre des procédures fiscales (LPF), le fichier des écritures comptables doit être nommé selon la structure suivante : "SirenFECAAAAMMJJ", où :

Siren correspond au numéro SIREN de l’entreprise sans espace.
AAAAMMJJ représente la date de clôture de l’exercice comptable, au format année (AAAA), mois (MM), et jour (JJ).

Ainsi, un fichier FEC pour une entreprise avec le SIREN 123456789, dont l'exercice se clôture le 31 décembre 2023, serait nommé "123456789FEC20231231.txt". Respecter cette convention de nommage est indispensable pour garantir la conformité du FEC lors de sa soumission aux autorités fiscales.

Comment créer et éditer un FEC ?

Créer un FEC nécessite d’extraire les données comptables dans un format compatible avec les exigences légales. Voici les étapes principales pour créer un FEC :

Utiliser un logiciel de comptabilité conforme : le logiciel utilisé doit être capable de générer un FEC respectant le format requis. La plupart des logiciels de comptabilité modernes incluent cette fonctionnalité.
Vérifier le format : le fichier doit respecter le format .txt et être structuré en colonnes spécifiques (ex. : numéro de compte, date de l’opération, montant). Chaque ligne représente une écriture comptable.
Contrôler les données : avant de soumettre le FEC, il est essentiel de vérifier la cohérence et l’exactitude des informations. Toute erreur peut entraîner des sanctions lors d'un contrôle. Pour s’assurer que le FEC répond aux normes légales, l’administration fiscale met à disposition l'outil Test Compta Demat, disponible en téléchargement ici. Cet outil permet de valider la conformité du fichier selon les critères légaux requis.
Modifier et éditer le FEC : en cas de besoin de modification, l’outil FecEdit permet de visualiser et de modifier certains champs du FEC, tels que les numéros de compte et les libellés, ainsi que les codes et libellés des journaux. Cela permet de normaliser la comptabilité en fonction des pratiques du cabinet comptable et d’ajuster les informations pour respecter la nomenclature propre au cabinet, facilitant ainsi la continuité des dossiers.
Conserver le FEC : bien qu’il soit destiné aux contrôles fiscaux, le FEC doit être conservé pour une durée minimale de six ans, au même titre que les autres documents comptables.

Les enjeux et avantages de la production d'un FEC conforme

L'obligation de produire un FEC a introduit une discipline comptable accrue pour les entreprises françaises. Si certaines entreprises, notamment les petites structures, perçoivent cette obligation comme une contrainte supplémentaire, le FEC présente néanmoins des avantages non négligeables. D'abord, en imposant une organisation comptable rigoureuse et une centralisation des données, le FEC facilite le suivi financier et la détection d’anomalies internes.

Pour les cabinets comptables, la standardisation des informations dans le FEC est un atout majeur. Lors de la reprise d'un dossier d'un autre cabinet, le FEC permet de s’assurer que toutes les informations nécessaires sont disponibles et cohérentes. Grâce aux 18 champs obligatoires, le cabinet peut reconstituer l’activité comptable passée et analyser l’exactitude des données sans devoir passer par des documents papiers ou numériques disparates. De plus, la normalisation rend possible l’intégration de l’historique des exercices précédents, assurant ainsi une continuité sans faille du suivi comptable.

Enfin, pour les entreprises elles-mêmes, le FEC représente une opportunité d’améliorer leurs pratiques comptables. En assurant une traçabilité claire des opérations financières et en facilitant l'accès à des données comptables précises, le FEC contribue à une meilleure gestion des risques financiers et fiscaux.

Conclusion

Le Fichier des Écritures Comptables est bien plus qu'une simple obligation légale ; il s'agit d'un outil de transparence et de vérification indispensable pour le bon fonctionnement des entreprises et des cabinets comptables. Sa structure détaillée et normalisée facilite les contrôles fiscaux, assure la continuité des dossiers lors de changements de cabinets et contribue à l’intégrité des informations comptables. En respectant les 18 champs imposés par la loi (source : Légifrance), les entreprises s’assurent de la conformité de leur FEC, renforçant ainsi la fiabilité de leurs données financières et répondant aux exigences de transparence de l’administration fiscale.